Menyusun Penomoran Surat Resmi Kedinasan baik itu sekolah maupun instansi pemerintah harus dilakukan dengan benar. Pasalnya, Buku Surat menjadi salah satu dasar valid untuk mengetahui keabsahan dokumen yang dikeluarkan oleh instansi dan sekolah.
Penulisan Nomor Surat dilakukan menggunakan beberapa simbol yang memiliki makna tersendiri. Tujuan agar dokumen persuratan dapat disusn lebih sederhana dan ringkas namun tetap bermakna.
Aturan Penulisan Nomor Surat
Nomor surat resmi di tulis mengandung 5 informasi dengan demikian akan ada lima kode dalam surat resmi. Setiap kode ini akan dipisahkan dengan garis miring “/”.
Adapaun isi informasi dari nomor surat tersebut adalah :
- Kode Nomor Surat
- Nomor Urut Surat
- Nama Resmi Lembaga
- Bulan Keluar ditulis dalam angka romawi
- Tahun Surat
Keterangan:
Kode nomor surat teridiri dari dua angka yang menjelaskan bentuk dan isi surat. Kode ini bisa saja hilang jika di bagian kop surat sudah diberi label, namun jika tidak maka kode ini diperlukan.
Adapaun daftar kode tersebut sebagai berikut
1. Surat Keputusan (SK)
a. SK.1 = Surat Keputusan Kepala Sekolah
b. SK.2 = Surat Keputusan Panitia Ujian
b. SK.3 = Surat Keputusan Panitia Perlombaan
2. Surat Undangan (SU)
3. Surat Permohonan (SPm)
4. Surat Pemberitahuan (SPb)
5. Surat Peminjaman (SPp)
6. Surat Pernyataan (SPn)
7. Surat Mandat (SM)
8. Surat Tugas (ST)
9. Surat Keterangan (SKet)
a. SKet.1 = Surat Keterangan Siswa Pindah Sekolah
b. SKet.2 = Surat Keterangan Kinerja Guru
10. Surat Rekomendasi (SR)
a. SR.1 = Surat Rekomendasi Siswa Masuk
b. SR.2 = Surat Rekomendasi Mengikuti Lomba
11. Surat Balasan (SB)
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
13. Sertifikat (SRT)
14. Perjanjian Kerja (PK)
15. Surat Pengantar (SPeng)
Selanjutnya Nomor urut adalah penomoran sesuai dengan urutan yang ada di buku agenda kantor yang di bagian administrasi. Biasanya terdiri dari tiga angka misalnya 001, 012, 129 dan seterusnya, namun jika lembaga tersebut sering mengeluarkan maka bisa ditulis dengan 4 sampai 5 angka.
Nama lembaga ditulis secara resmi dan sesuai dengan nomenkaltur di kemeterian masing-masing. Misalnya MTs Al-Ma'ruf Margodadi maka yang digunakan bukan MTs.Almaruf tapi kode Nomenkaltur pendiriannya yakni "121.24".
- Penulisan Surat dengan Tanpa Kode Surat
Contoh
SURAT KETERANGAN
No : 034/121.24/IX/2025
Jika judul surat di tulis maka kode surat tidak perlu dituliskan.
Keterangan:
034 : Nomor Urut Surat di Buku Agenda
121.24 : Kode Resmi MTs Al-Ma'ruf Margodadi
IX : Bulan
2025 : Tahun Terbit Surat
- Penulisan Surat dengan kode Surat.
Contoh
No : SK.034/121.24/IX/2025
Keterangan:
SK. : Surat Keputusan
034 : Nomor Urut Surat di Buku Agenda
121.24 : Kode Resmi MTs Al-Ma'ruf Margodadi
IX : Bulan
2025 : Tahun Terbit Surat